Qué es un formato tabular en Excel y cómo se utiliza

que es un formato tabular en excel y como se utiliza

El formato tabular es una manera efectiva de presentar y organizar los datos en Excel, de manera que facilita tanto su interpretación como el análisis final.

En este artículo te explicaremos brevemente qué es la tabulación en Excel para que puedas aprovechar esta herramienta y la implementes en todos los trabajos que realices.

¿Qué significa tabular?

La palabra tabular hace referencia a una forma especial de estructurar y presentar datos en una tabla que contiene determinadas características las cuales, facilitan la comprensión del contenido. En una tabla de Excel con formato tabular, la información está dividida por columnas con encabezados descriptivos y por filas que representan el registro de datos.

Características del formato tabular en Excel

Las principales características del formato tabular en Excel son:

  • Encabezados de columna: cada columna de la tabla posee un encabezado descriptivo que muestra el tipo de datos que se va a registrar en esa columna. Por ejemplo, una columna puede tener un encabezado como “Nombre”, “Apellido”, “Edad” y así progresivamente.
  • Filas de encabezado: la primera fila de la tabla se usa para identificar los encabezados de columna.
  • Datos estructurados y organizados: toda la información que se vaya a insertar en la tabla tiene que estar organizada de forma lógica.
  • Filas de datos: cada fila de la tabla será una entrada de información. Cada celda debe tener un valor específico correspondiente a la columna descrita en su encabezado.
  • Fila de totales: por lo general, una tabla posee una fila al final de los datos en donde se muestran los resultados o totales de las columnas para facilitar los cálculos.
  • Formato de tabla: Excel cuenta con una herramienta llamada “Formato de tabla” con la que puedes convertir un rango de datos en una tabla con formato tabular.
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¿Cómo tabular en Excel?

Si quieres crear una tabla tabular en Excel, solo debes seguir estos pasos:

  1. Selecciona los datos insertados en la hoja.
  2. Ingresa a la pestaña “Insertar” y pulsa sobre “Tabla”.
  3. Excel te mostrará los datos que se tabularán. Si estás de acuerdo, presiona “Aceptar”. Automáticamente se creará la tabla.como tabular en excel paso 3

Nota: es importante que los datos tengan encabezados. Si no los tiene, Excel los generará por defecto y se llamarán “Columna 1”, “Columna 2” y así sucesivamente.

Beneficios de formato tabular en Excel

El formato tabular en Excel ofrece múltiples ventajas y entre ellas están:

  • Mejora en la visualización y el manejo de datos estructurados.
  • Mayor legibilidad, facilidad de navegación y el análisis de los datos.
  • Permite análisis más avanzados y obtener información relevante sobre los datos incorporados a la tabla.
  • Simplifica las comparaciones gracias a su forma dinámica de mostrar el contenido.
  • Facilita la aplicación de fórmulas, funciones y herramientas de análisis.
  • Es una herramienta especial para crear gráficos de forma sencilla y efectiva.
  • Capacidad de filtrar y ordenar la información para mejorar la comprensión.

Ejemplos del formato tabular en Excel

En la siguiente imagen, observarás cómo se debe emplear un formato tabular en Excel:

ejemplos del formato tabular en excel 1

En la imagen se puede apreciar que hay una lista de empleados cuya información está registrada con los siguientes encabezados:

  • Nombre.
  • Departamento.
  • Sueldo.

Como se ha indicado en las características, el formato tabular en Excel debe tener un encabezado descriptivo por cada columna. Por su parte, cada fila registra la información solicitada, es decir, se especifica el nombre del empleado, a qué departamento pertenece y cuál es su sueldo.

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Si se organizan los datos con el formato tabular, puedes notar que es más fácil leer, comprender y analizar la información que se ha proporcionado. Además, permite la aplicación de fórmulas de acuerdo a los cálculos que desees realizar. Con este ejemplo sencillo, podemos pasar a uno más avanzado como el que verás en la siguiente imagen:

ejemplos del formato tabular en excel 2

Como se puede ver, es una tabla con una lista de pedidos que posee la siguiente información:

  • Número de pedido.
  • Fecha de pedido.
  • Nombre del cliente.
  • Producto.
  • Cantidad.
  • Precio.
  • Total.

Para este ejemplo se sigue manteniendo la característica principal del formato tabular: tener un encabezado descriptivo para cada columna. De igual forma, la primera fila corresponde a los encabezados y la segunda fila muestra la información correspondiente a cada columna, en otras palabras, cada fila representa un pedido específico.

Es notable como el formato tabular en Excel brinda la facilidad de leer y analizar todos los datos. Asimismo, permite aplicar diversas herramientas de Excel como filtros o fórmulas. De esta manera, se optimiza el trabajo y agiliza el tiempo de análisis.

Ejemplos con errores del formato tabular en Excel

A continuación, observarás algunos ejemplos de lo que no debes hacer al momento de realizar tablas en Excel.

Ejemplo 1 de errores en el formato tabular en Excel

Supongamos que tienes una lista de ventas con la siguiente información: “Venta 1”, “Producto”, “Fecha de venta” y “Cantidad vendida”. Sin embargo, decides organizar los datos de la siguiente forma:

ejemplo 1 de errores en el formato tabular en excel

En este ejemplo, los datos están registrados de forma vertical, es decir, cada columna representa una venta específica y las filas contienen la información. No obstante, esta no es una manera adecuada de usar el formato tabular en Excel por las siguientes razones:

  • No posee correctos encabezados descriptivos que identifiquen las columnas.
  • Se usan varias filas y columnas para un solo registro de información, lo cual dificulta la comprensión de la información.
  • La información está registrada de forma vertical y debe ser de forma horizontal, es decir, cada fila debe desplegar la información solicitada por el encabezado de la columna.
  • No es posible aplicar fórmulas ni filtros.
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Ejemplo 2 de errores en el formato tabular en Excel

ejemplo 2 de errores en el formato tabular en excel

En este ejemplo se puede apreciar como la información está distribuida en dos tablas diferentes, lo cual dificulta la aplicación de fórmulas y aparte, posee varias celdas vacías que impide la compresión total del contenido. Los encabezados están correctos, pero no hay una línea de información clara.

Consejos para el uso del formato tabular en Excel

En el siguiente listado te mencionaremos algunas recomendaciones que debes seguir para usar el formato tabular en Excel:

  • No dejes ninguna celda vacía. Esto impedirá el cálculo o fomentará los errores en las fórmulas que apliques.
  • Escribe los encabezados de cada columna.
  • Asegúrate de que cada fila tenga la información correspondiente a cada columna.
  • No dejes filas o columnas vacías en medio de la tabla.
  • No fusiones celdas.
  • Usa las herramientas de formato de tabla de Excel y aprovecha las opciones de diseño o estilo.
  • Evita mezclar datos de diferentes tipos en una misma columna, por ejemplo, mezclar números y textos en una sola columna.

En conclusión, el formato tabular en Excel está diseñado para mejorar la organización y presentación de datos en una tabla.

Marcos Alvarado

Marcos Alvarado es Licenciado en ciencias de la informática graduado en Schellhammer Business School (Marbella, España). Aunque ejerció durante un tiempo como profesional en la gestión de datos en importantes empresas, hoy en día se apasiona por la enseñanza de esta materia. Por ello, se dedica a dar clases en la escuela donde estudia su hijo Martín y crea contenido educativo en Internetastic, con el deseo de que esta información sea de fácil acceso para quién la necesite.

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