¿Qué es Excel y para qué sirve?

Excel es un software informático perteneciente a la suite ofimática Microsoft Office, basado en un sistema de hojas de cálculos, que permite emplear fórmulas matemáticas para automatizar diferentes tareas contables y financieras.

Es por ello que, en el siguiente post te explicaremos para qué sirve, cuáles son sus ventajas, desventajas y otros aspectos, todo esto de forma rápida y sencilla.

Para qué sirve

Microsoft Excel sirve para organizar y gestionar toda clase de acciones, ya sea para llevar la contabilidad de una empresa o de manera personal. Su principal atractivo es la automatización de procesos a través del uso de filas y columnas que, junto a la aplicación de datos alfanuméricos, facilita el cálculo de diferentes operaciones y ecuaciones.

Así, los usuarios pueden obtener resultados de funciones lógicas, aritméticas e incluso de estadísticas automáticamente.

Ventajas

Excel cuenta con innumerables ventajas que lo convierten en el editor contable más utilizado a nivel mundial. Algunas de estas son:

• Sencillez: aunque se habla de términos matemáticos y operaciones financieras, en realidad es un programa muy sencillo de usar.
• Orden: al basarse en un sistema de celdas, presenta los datos de una manera profesional y metódica.
• Soporte de terceros: gracias a su interfaz interactiva, es posible incorporar herramientas adicionales para complementar ciertos procedimientos.
• Aplicación de fórmulas: permiten la automatización de cálculos matemáticos, ecuaciones y otra clase de acciones.
• Rapidez: gracias a sus operaciones automáticas, es viable ahorrar tiempo al trabajar.
• Comodidad: las celdas pueden aplicarse en conjunto o por separado, ayudando al individuo a modificar solo secciones de la misma y no todo el documento.

Desventajas

Entre las desventajas que presenta Excel, vale la pena señalar las siguientes:

• No siempre es “exacto”: al depender de los recursos de un ordenador, tiende a sacar todas las operaciones en cantidades muy grandes. Por ello, suele redondear las cifras, haciendo que en algunos casos no se obtengan resultados de forma exacta.
• Errores en las fechas: este programa presenta fallas cuando se utilizan fechas anteriores a 1900, ya que para Microsoft ese fue año bisiesto y por ende crea errores en la suma de fechas.

Hojas de cálculo

Las hojas de cálculo son el componente principal de Microsoft Excel, las cuales se conforman por una serie de filas, identificadas por un número y columnas, reconocidas por poseer una letra. La unión de estos dos componentes, da lugar a una celda, cuya dirección corresponde a la mezcla de ambos elementos, por lo que pueden existir con la denominación “A1”, “A2”, “A3”, entre otros.

En las mismas, es posible anotar cualquier caracter alfanumérico, ya que son detectados por Excel de manera automática para así, poder proceder a efectuar un cálculo.

Datos tabulares

Cuando se habla de datos tabulares, se hace referencia a la organización de la información a modo de tabla. Para ello, Excel dispone de una serie de temas y estilos que se adaptan a este formato, gestionando exitosamente los dígitos o palabras a emplear. Esto, permite incrementar el orden, distribución e incluso análisis al momento de trabajar.

Funciones

Excel posee una serie de funciones para facilitar los cálculos matemáticos, las cuales se encuentran integradas en la pestaña “Fórmula”, entre estas: “Autosuma”, “Recientes”, “Financieras”, “Lógicas”, “Texto”, “Fecha y hora” y más. Vale la pena señalar que, cada una de estas categorías presentan sus propias utilidades.

Operaciones aritméticas

Se pueden efectuar al colocar el signo “=” o “+” en el cuadro de contenido, escribir la operación y pulsar “Enter” para obtener el resultado. Algunos ejemplos son:

• Divisiones: “=9/3”.
• Multiplicaciones: “+320*2”.
• Restas: “=564-345”.
• Sumas: “+653+986”.

No obstante, el único aspecto a considerar es el límite de caracteres por celda, el cual es de 32.767.

Gráficos

Microsoft Excel cuenta con una pestaña para crear gráficos a partir de los datos reflejados en una o varias celdas. Esto, permite al usuario obtener estadísticas, interpretación de resultados y reportes con mayor facilidad, ya sea de ventas, stock y otra clase de información. Para acceder a esta función, solo hay que ir a “Insertar”, donde se encuentran las siguientes opciones:

• Columna.
• Línea.
• Circular.
• Barra.
• Área.
• X Y (Dispersión).
• Cotizaciones.
• Superficie.
• Radial.
• De rectángulos.
• Proyección solar.
• Histograma.
• Cajas y bigotes.
• Cascada.
• Cuadro combinado.

Complementos

Microsoft Excel dispone de una serie de complementos al momento de efectuar operaciones específicas, análisis de información, modelado, entre otros. Estas herramientas son, Power Bi, Power Query y Power Pivot, cuya función principal es realizar consultas desde numerosas fuentes para luego subirlas a Excel y manipularlas mediante gráficos, tablas, entre otros elementos.

Versiones de Excel

Tras su creación, este programa ha sufrido numerosos cambios a lo largo del tiempo para incrementar su eficacia al momento de trabajar. Entre sus versiones más populares se encuentran: Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 y Excel 2003. El mismo, se puede adquirir desde la página oficial de Microsoft de manera individual o en el paquete de Office.

De igual forma, dispone de una aplicación móvil para dispositivos tanto Android, como iOS.

Historia

Se conoció en 1982 como Multiplan, el cual fue creado para competir con Lotus 1-2-3, herramienta que acaparaba todo el mercado de la época. Para 1985, apareció la primera versión con el nombre oficial de Excel, que fue para Sistemas Macintosh y dos años más tarde, salió la versión para Sistema Operativos Windows. Luego, en 1988, superó con creces a Lotus 1-2-3.

Para 1993, se integró a la familia Office, vendiéndose como un software de ofimática de la multinacional Microsoft. A lo largo de los años, fue incorporando grandes novedades para sus usuarios y en su última versión, correspondiente a 2019, añadió un motor para optimizar los gráficos, mejorando en gran medida la representación de los mismos.

Importancia

Microsoft Excel es un programa de cálculo muy importante en el área administrativa y de finanzas, ya que automatiza tareas, facilita la organización y gestión de toda clase de datos. Gracias a su amplia variedad de funciones, fórmulas y complementos, se posiciona como una buena opción para cualquier persona que requiera ordenar, manipular o efectuar operaciones matemáticas.

En general, Excel es una de las herramientas más populares entre los usuarios que necesitan calcular y automatizar procesos.